ข้อกำหนดเบื้องต้น: บุคคลนั้นต้องมีบัญชีผู้ใช้ (user account) ใน Okya อยู่แล้ว หากยังไม่มี คุณจะต้องสร้างบัญชีผู้ใช้ก่อน — ดูรายละเอียดที่ How to Invite a New User บทบาทของผู้ใช้ (Store Admin หรือ Store Staff) จะเป็นตัวกำหนดว่าพนักงานสามารถทำอะไรได้บ้างบน POS ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดบทบาทที่ถูกต้องก่อนสร้างโปรไฟล์พนักงาน
1. เปิดหน้า Employees
เข้าสู่ระบบแผงควบคุมผู้ดูแลระบบ Okya (Okya Admin Panel)
ในแถบเมนูด้านซ้าย คลิก Team เพื่อขยายส่วนนี้
คลิก Employees
รายการ Employees จะปรากฏขึ้น แสดงพนักงานปัจจุบันทั้งหมดพร้อมสถานะของแต่ละคน
2. สร้างพนักงานใหม่
คลิกปุ่ม New Employee ที่มุมขวาบน
แบบฟอร์มพนักงานจะเปิดขึ้น
3. กรอกรายละเอียดพนักงาน
กรอกข้อมูลในช่องต่อไปนี้ให้ครบถ้วน:
ช่องข้อมูล | จำเป็นต้องกรอก | คำอธิบาย |
First Name | ใช่ | ชื่อจริงของพนักงาน ซึ่งเป็นชื่อที่จะปรากฏบนหน้าจอเข้าสู่ระบบของ POS |
Last Name | ใช่ | นามสกุลของพนักงาน |
Employee Number | ใช่ | รหัสประจำตัวเฉพาะสำหรับพนักงานคนนี้ (เช่น EMP001) จะต้องไม่ซ้ำกันภายในองค์กรของคุณ |
User | ใช่ | เลือกบัญชีผู้ใช้ที่จะเชื่อมโยงกับพนักงานคนนี้ ดรอปดาวน์จะแสดงผู้ใช้ที่มีอยู่ทั้งหมด |
Passcode | ไม่จำเป็น | รหัสตัวเลข 6 หลัก |
Passcode Confirmation | ไม่จำเป็น | กรอกรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อยืนยัน |
Hire Date | ไม่จำเป็น | วันที่พนักงานได้รับการว่าจ้าง |
Start Date | ไม่จำเป็น | วันที่พนักงานเริ่มปฏิบัติงาน |
4. บันทึกข้อมูลพนักงาน
คลิก Save ที่มุมขวาบน
หากกรอกช่องข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดถูกต้องครบถ้วน ระบบจะสร้างพนักงานคนดังกล่าว และคุณจะถูกนำกลับไปยังรายการ Employees
หากเกิดข้อผิดพลาด (เช่น หมายเลขพนักงานซ้ำกัน) แบบฟอร์มจะแสดงข้อความแจ้งข้อผิดพลาด ให้แก้ไขปัญหาแล้วบันทึกอีกครั้ง
5. การจัดการพนักงาน
การปิดใช้งานพนักงาน (Deactivating an Employee)
หากพนักงานลาออกหรือจำเป็นต้องถูกระงับสิทธิ์การใช้งาน POS เป็นการชั่วคราว:
ไปที่ Team > Employees
คลิกที่ชื่อของพนักงาน
คลิกเมนู More Actions และเลือก Deactivate
สถานะของพนักงานจะเปลี่ยนเป็น Inactive และจะไม่ปรากฏบนหน้าจอเข้าสู่ระบบของ POS อีกต่อไป
การอัปเดตรหัสผ่าน (Updating Passcode)
เลือกพนักงาน
กรอกรหัสผ่าน (passcode)
กรอกยืนยันรหัสผ่าน (passcode confirmation)
บันทึก (Save)
การเปิดใช้งานพนักงานอีกครั้ง (Reactivating an Employee)
บนหน้า Employees ให้กรองตามสถานะ Inactive เพื่อค้นหาพนักงานที่ต้องการ
คลิกที่ชื่อของพนักงาน
คลิกเมนู More Actions และเลือก Reactivate
สถานะของพนักงานจะเปลี่ยนกลับเป็น Active
การลบพนักงาน (Deleting an Employee)
คลิกที่ชื่อของพนักงาน
คลิกเมนู More Actions และเลือก Delete
พนักงานคนดังกล่าวจะถูกลบออกจากรายการ การดำเนินการนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้จากแผงควบคุมผู้ดูแลระบบ
เคล็ดลับ
ดรอปดาวน์ User จะแสดงเฉพาะผู้ใช้ที่ยังไม่ได้เชื่อมโยงกับพนักงานคนอื่น หากคุณไม่พบผู้ใช้ที่ต้องการ ให้ตรวจสอบว่าผู้ใช้นั้นมีโปรไฟล์พนักงานอยู่แล้วหรือไม่
บทบาทของพนักงานบน POS (Store Admin หรือ Store Staff) จะถูกกำหนดโดยบทบาทที่กำหนดให้กับบัญชีผู้ใช้ที่เชื่อมโยงไว้ ไม่ใช่จากโปรไฟล์พนักงานเอง หากต้องการเปลี่ยนบทบาทของบุคคลใดบน POS ให้อัปเดตบัญชีผู้ใช้ของบุคคลนั้นภายใต้เมนู Users ในแถบเมนูด้านข้าง
รหัสผ่านของพนักงานควรเก็บไว้เป็นความลับ พนักงานแต่ละคนควรจดจำรหัสผ่านของตนเองและไม่แชร์ให้ผู้อื่นทราบ