1. การทำ Checklist (รายการตรวจสอบ)
คุณสามารถเข้าใช้งาน Close Out Day (การปิดยอดสิ้นวัน) ได้จากหน้า POS dashboard โดยแตะ Close Out Day
เมื่อคุณเปิดหน้าจอ Close Out Day ด้านขวาจะแสดง Close Out Day Checklist (รายการตรวจสอบก่อนปิดวัน) โดยหัวข้อของ checklist ระบุว่า "Complete the required checks to close out the day" (ทำรายการตรวจสอบที่จำเป็นให้ครบเพื่อปิดวัน) แต่ละรายการแสดงเป็นแถวพร้อมหมายเลขลำดับ ประกอบด้วย Task (งาน), Status (สถานะ) และปุ่มสำหรับดำเนินการ
Checklist ประกอบด้วย 3 รายการ:
Ongoing Orders (ออเดอร์ที่กำลังดำเนินการ)
รายการนี้ติดตามออเดอร์ที่ยังดำเนินการอยู่ (รับออเดอร์แล้ว กำลังเตรียม กำลังจัดส่ง หรือพร้อมรับสินค้า)
หากยังมีออเดอร์ค้างอยู่ ป้ายสถานะจะแสดงจำนวน เช่น "2 orders ongoing" พร้อมสัญลักษณ์แจ้งเตือน
แตะ View Orders เพื่อเปิดรายการออเดอร์ ซึ่งคุณสามารถปิดหรือจัดการออเดอร์ที่ค้างอยู่ให้เรียบร้อย
เมื่อออเดอร์ทั้งหมดเสร็จสิ้น สถานะจะเปลี่ยนเป็น All orders completed (ออเดอร์ทั้งหมดเสร็จสิ้น)
Open Shifts (กะที่ยังไม่ปิด)
รายการนี้ติดตามกะของพนักงานที่ยังไม่ได้ปิด
หากยังมีกะที่เปิดอยู่ ป้ายสถานะจะแสดงจำนวน เช่น "3 pending shifts" พร้อมสัญลักษณ์แจ้งเตือน
แตะ Close Shifts เพื่อเลือกกะที่ต้องการปิด ระบบจะให้คุณเลือกกะ นับเงินสดในลิ้นชัก และทำขั้นตอนการปิดกะให้เสร็จสิ้น
เมื่อปิดกะทั้งหมดแล้ว สถานะจะเปลี่ยนเป็น All shifts completed (ปิดกะทั้งหมดเรียบร้อย)
Deposits (การนำฝากเงินสด)
รายการนี้ติดตามว่าเงินสดที่นำฝากได้รับการกระทบยอดกับจำนวนที่ระบบคาดไว้แล้วหรือไม่
หากมียอดที่ยังไม่กระทบยอด ป้ายสถานะจะแสดง Unreconciled (ยังไม่กระทบยอด) ตามด้วยจำนวนเงินคงค้าง
แตะ Create a Deposit เพื่อบันทึกการนำฝากเงินสดสำหรับวันทำการที่เลือก
เมื่อกระทบยอดเงินนำฝากครบทั้งหมด (ผลต่างเท่ากับศูนย์) สถานะจะเปลี่ยนเป็น All deposits reconciled (กระทบยอดเงินนำฝากครบแล้ว)
เมื่อจัดการทุกรายการใน checklist เรียบร้อยแล้ว checklist จะเปลี่ยนเป็นสัญลักษณ์แสดงความสำเร็จพร้อมข้อความ Everything's completed และ "All required checks are taken care of" (รายการตรวจสอบที่จำเป็นทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว)
2. การตรวจสอบ Close Day Report (รายงานปิดวัน)
แถบด้านซ้ายของหน้าจอ Close Out Day จะแสดง Close Day Report โดยด้านบนคุณสามารถเลือกวันทำการจากตัวเลือกวันที่ (date picker) เพื่อดูรายงานของวันก่อนหน้าได้
รายงานแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ดังนี้:
Sales Summary (สรุปยอดขาย)
Gross Sales (Inc. VAT): ยอดขายรวมทั้งหมดรวมภาษี
Total Discounts: ผลรวมของส่วนลดทั้งหมดที่ใช้ (แสดงเป็นสีแดง)
Net Sales (Inc. VAT): ยอดขายหลังหักส่วนลด ก่อนถอดภาษี VAT
VAT: จำนวนภาษีตามอัตราที่ตั้งค่าไว้
Net Sales (Ex. VAT): ยอดขายสุทธิสุดท้ายหลังหักภาษี
Order Count: จำนวนออเดอร์ทั้งหมดของวัน
Average per Bill: รายได้เฉลี่ยต่อออเดอร์
Sales by Category (ยอดขายตามหมวดหมู่)
ตารางแสดงแต่ละหมวดหมู่สินค้า ประกอบด้วยคอลัมน์ Item, Qty. และ Price
Discounts & Promotions (ส่วนลดและโปรโมชัน)
ตารางแสดงส่วนลดหรือโปรโมชันแต่ละรายการที่ใช้ ประกอบด้วยคอลัมน์ Discount, Qty. และ Price จำนวนส่วนลดแสดงเป็นสีแดง และมีแถว Total อยู่ด้านล่างสุด
Sales by Payment Method (ยอดขายตามวิธีการชำระเงิน)
ตารางแสดงยอดรวมแยกตามวิธีการชำระเงิน เช่น เงินสด บัตร QR ประกอบด้วยคอลัมน์ Method, Qty. และ Price พร้อมแถว Total
Deposit Summary (สรุปการนำฝากเงินสด)
Expected deposit: จำนวนเงินสดที่ระบบคาดว่าจะได้รับจากยอดขายเงินสด
Actual deposit: จำนวนเงินสดทั้งหมดที่นำฝากจริง
Variance (ผลต่าง): ส่วนต่างระหว่างเงินนำฝากที่คาดไว้กับเงินนำฝากจริง
ใต้ตัวเลขเหล่านี้จะมีบันทึกธุรกรรมแสดงรายการนำฝากแต่ละรายการ ประกอบด้วยคอลัมน์ Time, User และ Amount
Sales by Order Type (ยอดขายตามประเภทออเดอร์)
รายละเอียดแยกตามประเภทออเดอร์ เช่น ทานที่ร้าน ซื้อกลับบ้าน เดลิเวอรี ประกอบด้วยคอลัมน์ Method, Qty. และ Price
Sales by Channel (ยอดขายตามช่องทางการขาย)
รายละเอียดแยกตามช่องทางการขาย ประกอบด้วยคอลัมน์ Channel, Qty. และ Price
Voids and Cancellations (รายการโมฆะและการยกเลิกออเดอร์)
สองส่วนแยกกันที่แสดงจำนวนและยอดรวมของออเดอร์ที่ทำเป็นโมฆะ (void) และออเดอร์ที่ถูกยกเลิกในวันนั้น
ท้ายรายงานจะแสดงข้อความ - - - End of Report - - -
3. การจัดการกรณีเงินสดไม่ตรงยอด
เงินสดไม่ตรงยอดเกิดขึ้นเมื่อ Variance ใน Deposit Summary ไม่เท่ากับศูนย์ ซึ่งหมายความว่าเงินสดที่นำฝากจริงไม่ตรงกับจำนวนที่ระบบคาดไว้
ระหว่างการปิดกะ
ขณะปิดกะ คุณจะนับเงินสดในลิ้นชัก หากจำนวนที่นับได้ไม่ตรงกับจำนวนที่ระบบคาดไว้ ระบบจะแสดง Mismatch detected (พบยอดไม่ตรงกัน) พร้อมข้อความ "We encountered a mismatch between your counted cash amount and the expected cash amount. How would you like to proceed?" (ระบบพบว่าจำนวนเงินสดที่คุณนับได้ไม่ตรงกับจำนวนเงินสดที่คาดไว้ คุณต้องการดำเนินการอย่างไร)
คุณมี 2 ตัวเลือกที่สามารถดำเนินการต่อได้:
Perform recount (นับใหม่อีกครั้ง): แตะเพื่อย้อนกลับไปนับเงินสดใหม่ ใช้ตัวเลือกนี้หากคุณคิดว่าอาจนับผิด
Proceed with Manager Approval (ดำเนินการต่อโดยให้ผู้จัดการอนุมัติ): แตะตัวเลือกนี้หากคุณตรวจสอบยอดที่นับแล้วและยอดต่างจากจำนวนที่คาดไว้จริง โดยผู้จัดการต้องอนุมัติผลต่างนี้
บนหน้าจอ Close Out Day
หากรายการ Deposits ใน checklist แสดงสถานะ Unreconciled แสดงว่ายังมีผลต่างที่ยังไม่ได้จัดการ วิธีแก้ไข:
แตะ Create a Deposit เพื่อบันทึกเงินสดคงเหลือที่ยังไม่ได้นำฝาก
หลังสร้างรายการนำฝากแล้ว ระบบจะคำนวณผลต่างใหม่
ทำซ้ำจนกว่าผลต่างจะเท่ากับศูนย์และสถานะแสดงเป็น All deposits reconciled
หากยังมีผลต่างอยู่แม้นำฝากเงินสดครบทั้งหมดแล้ว ให้รายงานผลต่างนี้แก่ผู้จัดการและบันทึกไว้ตามนโยบายของร้านสาขาของคุณ
4. การพิมพ์ Close Day Report
บนหน้าจอ Close Out Day ตรวจสอบ Close Day Report ในแถบด้านซ้าย
แตะ Print report ที่ด้านล่างของแถบด้านข้าง
หน้าจอจะแสดง Printing the Close Day report พร้อมข้อความ "Please wait while the report is being printed" (รอสักครู่ขณะกำลังพิมพ์รายงาน)
รายงานจะพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ใบเสร็จที่เชื่อมต่ออยู่
หากการพิมพ์ล้มเหลว ระบบจะแสดงข้อผิดพลาดพร้อม 2 ตัวเลือก:
Check printer settings (ตรวจสอบการตั้งค่าเครื่องพิมพ์): แตะเพื่อเปิดหน้าจอตั้งค่าเครื่องพิมพ์ ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบการเชื่อมต่อและลองใหม่อีกครั้ง
Go back (ย้อนกลับ): แตะเพื่อกลับไปยังหน้าจอ Close Out Day โดยไม่พิมพ์รายงาน
หลังปรับการตั้งค่าเครื่องพิมพ์แล้ว คุณสามารถแตะ Print report อีกครั้งเพื่อลองพิมพ์ใหม่