บทนำ (Introduction)

แอปพลิเคชัน Okya Order Manager ช่วยให้พนักงานร้านสามารถจัดการคำสั่งซื้อที่เข้ามาได้ คำสั่งซื้ออาจมาจากช่องทางของแบรนด์เอง (เช่น แอปมือถือ, เว็บแอป) หรือจากผู้ให้บริการส่งอาหาร (Aggregator) เช่น Grab, Foodpanda

พนักงานร้านสามารถใช้ Order Manager เพื่ออัปเดตสถานะคำสั่งซื้อในแต่ละขั้นตอนของการเตรียมอาหารได้

เมื่อคำสั่งซื้อถูกอัปเดตจาก Order Manager การอัปเดตนั้นจะถูกซิงค์ไปยังอุปกรณ์ของลูกค้าด้วย ตัวอย่างเช่น เมื่อคำสั่งซื้อถูกย้ายไปที่สถานะ “กำลังเตรียม” ลูกค้าจะเห็นสถานะ “กำลังเตรียม” ในเว็บหรือแอปมือถือ และในบางกรณีอาจทำให้มีการส่งอีเมลหรือแจ้งเตือน (Push Notification) เพื่อแจ้งลูกค้าว่าคำสั่งซื้อของพวกเขาได้รับการอัปเดตแล้ว

มันทำอะไรได้บ้าง (What Does It Do?)

Order Manager ช่วยให้พนักงานร้านสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

ดูคำสั่งซื้อทั้งหมดที่มีอยู่
ดูคำสั่งซื้อใหม่ที่เข้ามา
ยอมรับหรือปฏิเสธคำสั่งซื้อ
ดูรายละเอียดของคำสั่งซื้อ
อัปเดตสถานะคำสั่งซื้อ

ทั้งหมดนี้สามารถจัดการได้ผ่านมุมมองแบบบอร์ด (Board View) ที่แสดงคำสั่งซื้อทั้งหมดตามสถานะ

ภาพรวม (Overview)

เพื่อเปิดมุมมอง Order Manager ในแอป ให้เลือกเมนู “Orders” ที่ด้านบน หน้าจอนี้จะแสดงคำสั่งซื้อทั้งหมดที่มีอยู่และแบ่งตามสถานะ

ทุกครั้งที่มีคำสั่งซื้อใหม่เข้ามา คำสั่งซื้อนั้นจะแสดงที่ด้านล่างของคอลัมน์ “Pending” เมื่อคำสั่งซื้อ

ถูกย้ายไปยังสถานะใหม่ คำสั่งซื้อนั้นจะแสดงที่ด้านล่างของคอลัมน์สถานะใหม่เช่นกัน

กล่าวคือ คำสั่งซื้อเก่าจะแสดงด้านบน ส่วนคำสั่งซื้อใหม่จะแสดงด้านล่างของรายการ

การ์ดคำสั่งซื้อ (Order Card)

การ์ดคำสั่งซื้อ แสดงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับพนักงานร้านในการเตรียมคำสั่งซื้อของลูกค้าและจัดส่งได้ตรงเวลา

องค์ประกอบของการ์ดคำสั่งซื้อ:

องค์ประกอบ (Element)	คำอธิบาย (Definition)
แหล่งที่มาของคำสั่งซื้อ (Order Origin)	แสดงว่าคำสั่งซื้อมาจากช่องทางใด (เช่น ช่องทางของร้านเอง, Grab, Foodpanda) โลโก้ที่แสดงบอกแหล่งที่มาของคำสั่งซื้อ
หมายเลขคำสั่งซื้อ (Order Number)	หมายเลขที่ใช้ระบุคำสั่งซื้อ ทั้งพนักงานร้านและลูกค้าสามารถอ้างอิงได้
ประเภทคำสั่งซื้อ (Order Type)	ประเภทคำสั่งซื้อของลูกค้า (ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในหัวข้อ ประเภทคำสั่งซื้อ)
วิธีการชำระเงิน (Payment Method)	วิธีการชำระเงินที่ลูกค้าเลือกใช้ (ดูเพิ่มเติมในหัวข้อ วิธีการชำระเงิน)
จำนวนสินค้าในคำสั่งซื้อ (Number of Items)	จำนวนสินค้าทั้งหมดในคำสั่งซื้อ
ชื่อลูกค้า (Customer Name)	ชื่อของลูกค้าที่สั่งซื้อ
เวลาที่สั่งซื้อ (Order Time)	เวลาที่ลูกค้าสั่งซื้อ
ตัวนับเวลาการเตรียม (Preparation Countdown)	ตัวนับเวลาถอยหลังจนถึงเวลาที่ลูกค้าควรได้รับคำสั่งซื้อ พนักงานควรเตรียมคำสั่งซื้อให้เสร็จก่อนตัวนับถึง 0 หากตัวนับถึง 0 จะเปลี่ยนเป็นสีแดงและแสดงเวลาเป็นค่าลบ
ย้ายคำสั่งซื้อต่อไป (Move Order Forward)	ปุ่มสำหรับย้ายคำสั่งซื้อไปยังสถานะถัดไป สถานะถัดไปขึ้นอยู่กับสถานะปัจจุบัน
ยกเลิกคำสั่งซื้อ (Cancel Order)	ปุ่มสำหรับยกเลิกคำสั่งซื้อ จำเป็นต้องระบุเหตุผลในการยกเลิก

ประเภทคำสั่งซื้อ (Order Types)

Order Manager รองรับประเภทคำสั่งซื้อดังต่อไปนี้:

จัดส่ง (Delivery)
รับหน้าร้าน (Pickup)
รับประทานที่ร้าน (Dine-in)
รับข้างทาง (Curbside)
ไดรฟ์ทรู (Drive-Thru)

ธุรกิจสามารถเลือกว่าจะให้บริการประเภทใดแก่ลูกค้า แม้ว่า Order Manager จะรองรับทุกประเภท แต่บางร้านอาจไม่เปิดให้บริการครบทุกประเภท

วิธีการชำระเงิน (Payment Methods)

วิธีการชำระเงินขึ้นอยู่กับสิ่งที่ร้านค้าให้บริการลูกค้า โดยทั่วไปประกอบด้วย:

เงินสด (Cash)
บัตรเครดิต/เดบิต (Card)

การกรองคำสั่งซื้อ (Filtering Orders)

ฟังก์ชันกรองตามวันที่ช่วยให้พนักงานสามารถกรองคำสั่งซื้อได้ตามช่วงเวลา
มีตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าเพื่อกรองได้อย่างรวดเร็ว หรือสามารถระบุวันที่เองเพื่อกำหนดช่วงเวลาที่ต้องการ

การกรองเริ่มต้นคือ “วันนี้” (“Today”).

การค้นหาคำสั่งซื้อ (Searching Orders)

พนักงานร้านสามารถค้นหาคำสั่งซื้อโดยใช้ข้อมูลดังต่อไปนี้:

หมายเลขคำสั่งซื้อ
ประเภทคำสั่งซื้อ
วิธีการชำระเงิน
ชื่อลูกค้า

รายละเอียดคำสั่งซื้อ (Order Details)

การแตะที่การ์ดคำสั่งซื้อจะเปิดหน้ารายละเอียดคำสั่งซื้อ ซึ่งแสดงข้อมูลทั้งหมดที่พนักงานต้องใช้ในการเตรียมคำสั่งซื้อ

ข้อมูลที่แสดงมีดังนี้:

หมายเลขคำสั่งซื้อ
ประเภทคำสั่งซื้อ
ตัวนับเวลาการเตรียม
ข้อมูลลูกค้า
รายการสินค้าในคำสั่งซื้อ (รวมถึงจำนวน, ตัวเลือกเสริม, และราคา)

หมายเหตุ: ฟังก์ชัน “พิมพ์ (Print)” ใช้งานได้เฉพาะเมื่ออุปกรณ์เชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์

การอัปเดตคำสั่งซื้อ (Updating Orders)

สถานะคำสั่งซื้อ (Order Status)

Order Manager ใช้ในการอัปเดตสถานะคำสั่งซื้อ โดยสถานะของคำสั่งซื้อมีดังนี้:

สถานะ (Order Status)	คำอธิบาย (Definition)
รอดำเนินการ (Pending)	คำสั่งซื้อที่ลูกค้าสั่งเข้ามา ต้องได้รับการยอมรับจากพนักงานก่อนถึงจะเริ่มเตรียมได้
ยอมรับแล้ว (Accepted)	คำสั่งซื้อที่พนักงานร้านยอมรับแล้ว
กำลังเตรียม (In Preparation)	พนักงานกำลังเตรียมคำสั่งซื้อนั้นอยู่
พร้อมรับ (Ready for Pickup)	พนักงานเตรียมคำสั่งซื้อเสร็จแล้วและพร้อมให้ลูกค้ามารับ
เสร็จสิ้น (Completed)	คำสั่งซื้อถูกส่งมอบให้ลูกค้าเรียบร้อยแล้ว
ถูกยกเลิก (Canceled)	คำสั่งซื้อถูกยกเลิกโดยพนักงานหรือโดยลูกค้า

ลำดับขั้นของคำสั่งซื้อ (Order Flow)

คำสั่งซื้อสามารถเคลื่อนที่ได้ตามลำดับที่กำหนดไว้เท่านั้น ไม่สามารถข้ามไปยังสถานะใดก็ได้
คอลัมน์ใน Order Manager แสดงถึงลำดับที่คำสั่งซื้อต้องผ่าน

การยกเลิกคำสั่งซื้อ (Canceling an Order)

พนักงานสามารถปฏิเสธหรือยกเลิกคำสั่งซื้อได้ หากร้านไม่สามารถให้บริการได้ จำเป็นต้องยกเลิกคำสั่งซื้อนั้น

พนักงานจะต้องระบุเหตุผลในการยกเลิกทุกครั้ง

การเรียกคืนคำสั่งซื้อ (Recalling an Order)

การเรียกคืนหมายถึงการนำคำสั่งซื้อกลับไปยังสถานะก่อนหน้า

บางครั้งพนักงานอาจกดเลื่อนไปสถานะถัดไปโดยไม่ตั้งใจ ในกรณีนี้สามารถใช้ฟังก์ชันเรียกคืนเพื่อย้ายคำสั่งซื้อกลับไปยังสถานะเดิมโดยไม่ต้องยกเลิก

การซิงโครไนซ์คำสั่งซื้อ (Order Synchronization)

คำสั่งซื้อที่แสดงใน Order Manager มาจากแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ ซึ่งเป็นคำสั่งซื้อเดียวกับที่ลูกค้าเห็นในแอปของพวกเขา.

เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่แสดงเป็นข้อมูลล่าสุด สามารถดูเวลาการซิงค์ล่าสุดได้ที่เมนู “Sync”

หากร้านใช้อุปกรณ์ Order Manager หลายเครื่อง ข้อมูลจะถูกซิงค์ระหว่างอุปกรณ์ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ.

การซิงค์บนหน้าบอร์ดเกิดขึ้นอัตโนมัติทุก ๆ ไม่กี่วินาที แต่ยังสามารถกดปุ่ม “Sync” ที่ด้านบนเพื่อซิงค์ข้อมูลด้วยตนเองได้

การปิดร้าน (Store Closure)

หากร้านไม่สามารถให้บริการคำสั่งซื้อออนไลน์ได้ พนักงานสามารถสลับสถานะร้านเป็น “ปิด” ได้จากเมนูสถานะร้านที่มุมขวาบน

เมื่อร้านเปิด การกดปุ่มเปลี่ยนสถานะจะมีหน้าต่างยืนยันปรากฏขึ้นเพื่อให้พนักงานยืนยันการปิดร้าน.

เมื่อร้านถูกปิดผ่าน Order Manager จะไม่สามารถรับคำสั่งซื้อออนไลน์ใหม่ได้.

ประวัติคำสั่งซื้อ (Orders History)

Order Manager ช่วยให้พนักงานสามารถตรวจสอบประวัติคำสั่งซื้อที่ผ่านมาได้ โดยเข้าผ่านเมนู “History”

หน้าประวัติคำสั่งซื้อแสดงรายการคำสั่งซื้อจากล่าสุดไปเก่าสุด และสามารถกรองตามช่วงเวลา (เช่น วันนี้, เมื่อวาน, สัปดาห์ที่แล้ว) ได้อย่างรวดเร็ว

คำสั่งซื้อในหน้าประวัติสามารถค้นหาได้ตาม:

หมายเลขคำสั่งซื้อ
ประเภทคำสั่งซื้อ
วิธีการชำระเงิน
ชื่อลูกค้า

เมื่อเปิดหน้าประวัติ คำสั่งซื้อจะอัปเดตอัตโนมัติ และยังสามารถกดปุ่ม “Sync” เพื่อซิงค์ข้อมูลด้วยตนเองได้.

บทความที่เกี่ยวข้อง

ผู้จัดการคำสั่งซื้อ: คู่มือผู้ใช้ผู้จัดการร้านและพนักงาน